TIPS MENGHINDARI FRAUD YANG TERJADI DIPROSES PENJUALAN

“Bagaimana anda menanggulangi Fraud diproses penjualan di perusahaan anda?”

Terdapat 3 strategi dalam menangani fraud diperusahaan pada proses penjualan. Sebelu mmengetahui cara untuk penanggulangannya sebaiknya perlu memahami Apa yang mungkin terjadi diproses penjualan terkait dengan Fraud?. Kasus pertama yang biasa terjadi pada proses penjualan dimana mungkin departemen sales melakukan penjualan by Phone atau Canvasing (datang langsung kepada customer dengan membawa barang/produk dan melakukan proses penjualan ditempat). Ini beberapa kasus yang mungkin terjadi; 

#1. Depatement sales yang canvasing rawan melakukan kecurangan. 

Tetunya setiap marketing memiliki strategi masing-masing dan bermacam-macam, misalkan perusahaan menjual barang/produk 1000 per barangnya jika membeli 10 bisa saja harganya menjadi lebih murah 800 per barangnya. Terkadang terjadi manipulasi disini dimana seharusnya brang ini dijual secara normal dengan harga 1000 tapi pelaporan kepada perusahaan dilaporkan secara perkelompok dengan membuat invoice prmbrlian 10 diskon 20% tadi (800/barang), maka uang yang disetorkan ke perusahaan lebih sedikit dari pada yang didapatkan sebenarnya.

#2. Departemen sales menjual produk kepada customer fiktif. 

Dalam proses penjualan yang dilakukan oleh sales bisa jadi melakukan penjualan dengan customer fiktif atau bahakan tidak ada customer. Iini bisa jadi bekerjasama dengan departemen pengiriman. Jadi ordernya fiktif dengan departemen pengiriman tetap kirim namun akirnya semua itu adalah fake atau palsu sampai dengan pengiriman dilakukan terus menurus dan akirnya piutang tidak terbayar lalu hilang, kasus ini juga bisa mungkin saja terjadi di perusahaan. 

#3. Faktur piutang, 

misalkan perusahaan memiliki invoice dan menurut tagihannya diberikan kepada departemen seles untuk menagih kepada customer karena canvasing itu tadi. Tetapi sewaktu penagihan katanya belum terbayar padahal secara realisasinya sudah terbayar dan uangnya dipergunakan untuk keperluan yang lain. 

Itu lah beberapa kasus yang sering terjadi pada departement penjualan. Setelah mengetahui kasus-kasus semacam itu selanjutnya Bagaimana solusinya untuk mengatasi hal tersebut?. 

  1. Jangan melakukan penjualan secara langsung 

Diusahakan kalau bisa jangan melakukan penjualan secara langsung atau Gunakan program berbasis aplikasi. Proses order dari sales ke customer menggunakan mobile web/ apps dan barang jangan dari sales namun barang harus dikirimkan dari Head Office. Jadi bisa menghindari/memperkecil fraud dari kemungkinan fraud pada proses pemberian diskon tadi. 

     2.Pastikan seleksi data customer dilakukan dengan baik

Diawal Jangan langsung memberikan termin piutang atau dengan pada proses awal harus cash atau COD. Setelah mengenal cukup baik dan lama juga jangan secara langsung memberikan termin piutang cek kembali customer tersebut bisa dengan membuat suatu departemen untuk menganalisa customer tersebut secara lebih detail/teliti. Setelah terbukti bahwa customer tersebut benar-benar sesuai dan real barulah bisa diberikan limit hutang dengan cacatan bulan-bulan awal dengan limit yang kecil bulan ke 6-12 ditambah sedikit, lebih dari 12 bulan lebih besar lagi dan seterusnya jika dinilai pembayarannya bagus dan tidak ada kecurangan. Jangan asal memberikan piutang tanpa check kebenarannya. Bila  perlu ada departemen internal control yang bisa mengecek apakah lokasi atau tempat toko customer tersebut benar adanya. 

     3. Menagih hutang tidak perlu tunai 

Untuk menghindari/mencegah mengenai kemungkinan fraud Faktur piutang dengan kurangi cash desis atau menggunakan fitur transfer supaya menghindari resiko kehilangan uang. Apabila sales masih harus melakukan penagihan secara offline/datang langsung ketempat customer pastikan Faktur yang diberikan kepada sales diminta kembali dan dihitung antara uang pengembalian penerimaan dengan faktur piutang yang masih ada sesuai atau tidak. Jadi tagih kembali faktur yang masih ada yang belum lunas daripada sales. Ini akan memperkecil kemungkinan fraud yang katanya fakturnya belum lunas tapi ternyata sudah lunas. 

#4. hal tersebut bisa dilaukan untuk meminimalisir fraud pada proses penjualan di perusahaan. Tapi pastinya untuk penanggulangan fraud masih banyak lagi teknik yang bisa dilakukan seperti halnya; Menata tim ada, Mengontrol sistem didalam perusahaan, Menganalisa bagaimana laporan keuangan bisa membuktikan bahwa ada fraud di perusahaan. 

DConsulting Team
 

Click Here to Leave a Comment Below 0 comments
Top
Jakarta OfficeSurabaya OfficeInstagramFacebookYouTube