Siklus Purchasing?? Apakah Juga Bisa Terjadi Fraud??

Seberapa banyak dari Anda yang sadar bahwa potensi fraud berawal dari pengadaan barang? Ya, karena inilah rantai awal operasional perusahaan. Bahkan banyak rumus bisnis yang mengatakan, “jika kamu tidak bisa mengamankan pengadaan barangmu, lebih baik tidak usah jualan”. Masuk akal sih, sebab pengadaan barang itulah modal kita dalam berbisnis.

Sebelumnya kami akan menjelaskan mengapa fraud itu penting untuk diketahui? Fraud atau kecurangan perlu diketahui agar perusahaan dapat mencegah kerugian yang lebih besar. Selain itu perusahaan juga bisa memberikan respon dan pencegahan agar fraud tidak terulang kembali.

Terkait dengan judul artikel ini, maka pertanyaannya adalah darimana potensi fraud dalam siklus purchasing ini bisa terjadi? Ada beberapa potensi kecurangan yang bisa terjadi dalam aktivitas pembelian ini, misalnya potensi main harga antara purchasing dengan supplier, potensi terjadinya penggelapan barang oleh purchasing, potensi penggelapan nota beli, potensi pembayaran yang tidak sesuai dengan nota, dan sebagainya. Banyak celah yang bisa dimanfaatkan pihak yang ingin curang dalam proses pembelian ini.

Kendala dan Dampak terkait siklus purchasing yang tidak baik?

Berbicara mengenai purchasing, tentunya banyak pihak yang seharusnya terkait dengan aktivitas ini, minimal bagian purchasing, gudang, kasir, dan juga supplier. Masalahnya yang terjadi sekarang, banyak pengusaha yang karena ingin menghemat cost memilih untuk merangkap jabatan purchasing sekaligus gudang sekaligus pembayaran. Nah disini sebenarnya merupakan awal mula celah itu terjadi. Orang gudang seharusnya hanya bertanggung jawab sebatas pada barang-barang di gudang. Orang purchasing sebaiknya hanya bertanggung jawab pada pemesanan barang pada supplier berdasarkan permintaan bagian gudang.

Bisa Anda bayangkan jika orang gudang merangkap sebagai purchasing?

Barang yang seharusnya masih ada tapi dia beli supaya dia mendapat bonus supplier, kemudian dia bisa sabotase kualitas barang dengan memesan kualitas barang yang lebih rendah supaya bisa terima selisih kas atas pembayarannya, akan semakin rumit jika bagian gudang dan purchasing tidak dipisah. Hal ini sering terjadi saat pengadaan proyek dimana bagian purchasing memilih vendor yang akan mengerjakan proyek tersebut. Jadi sering kali pihak vendor menyuap bagian purchasing. Praktik dalam persekongkolan pemilihan tender ini sangat dilarang karena merupakan praktik persaingan tidak sehat. Tujuan pemilihan tender adalah untuk memilih vendor terbaik yang dapat menyelesaikan proyek sesuai yang diharapkan oleh perusahaan penyelenggara.

Masalah kedua yang selanjutnya juga bisa terjadi adalah bagian pembayaran menerima suap dari vendor. Hal ini dilakukan karena bagian marketing dari pihak vendor ingin menaikkan kinerja di perusahaan dia. Namun hal ini berefek apabila cash flow di perusahaan kita tipis atau kurang baik, maka bisa-bisa dana yang kita dapatkan hanya untuk melunasi satu vendor tersebut dan mengabaikan kewajiban kita terhadap vendor yang lain. Sehingga dapat memperlambat pengiriman barang yang mengakibatkan proses produksi kita yang terhambat.

Lalu masalah ketiga yang sering terjadi adalah pencurangan faktur. Hal ini sering dilakukan oleh admin purchasing yang membuat faktur pembelian. Sering kali faktur dicetak dua kali dengan nominal yang berbeda namun dengan nomor faktur yang sama untuk dimintakan dana cash atas kedua faktur tersebut. Faktur yang pertama adalah faktur yang asli dan diberikan ke vendor untuk melunasi hutang perusahaan, namun uang atas faktur duplicate-nya masuk ke kantong admin sendiri. Kemungkinan yang lain terkait pencurangan faktur adalah shell fraud, hal ini karena barang yang dibeli dan dibayar tidak ada. Hal ini menyebabkan dasar pembayarannya adalah fiktif. Jadi admin atau karyawan yang melakukan harus memiliki akses dalam membuat nama vendor yang ada di perusahaan. Dan biasanya yang melakukan hal ini adalah pelaku tunggal dan biasanya dia merupakan admin rangkap sehingga memiliki seluruh akses dalam siklus purchasing mulai dari penginputan vendor sampai pembayaran dan berhubungan langsung dengan seluruh vendor di perusahaan.

Kemudian yang perlu dipisahkan lagi adalah bagian finance. Finance disini biarlah tugasnya hanya sebagai perantara pembayaran kepada supplier. Jangan sampai tugas pembayaran ini juga diserahkan kepada purchasing juga, sebab gudang, purchasing dan juga finance harus terpisah. Bisa anda bayangkan jika purchasing pesan pesan sendiri dan bayar bayar sendiri? Bisa saja dia tunda pembayarannya supaya dia bisa putar uang perusahaan, bisa saja perusahaan terima diskon tapi malah masuk kantong pribadi.

Keempat yaitu bisa saja terjadi barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima atau barang yang diterima sering terjadi keterlambatan. Jadi dapat terjadi pada perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan akan kehilangan peluang untuk memenuhi permintaan konsumen atau proses produksi menjadi terhambat atau tertunda.

Kelima terjadinya persediaan yang sudah kedaluwarsa atau out of date. Persediaan yang kedaluwarsa atau out of date di gudang sebenarnya hanyalah menghabiskan space gudang. Oleh karena menyimpan barang yang sudah kedaluwarsa, akan menimbulkan suatu masalah. Oleh karena itu barang yang sudah kedaluwarsa atau out of date sebaiknya segera diafkir dari gudang (dijual dengan diskon) atau jika tidak dapat dijual, terpaksa dicatat sebagai kerugian.

Keenam yaitu terjadinya faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar atau kurang kontrol. Sebagai contoh, adanya salah catat atau salah hitung dalam faktur atau bisa juga terjadi kesalahan kode barang dalam faktur. Kesalahan dalam faktur ini dapat menyebabkan dalam proses penagihan, ditagih terlalu besar atau terlalu kecil dari utang yang seharusnya.

Lalu bagaimana cara mengenali tanda-tanda fraud tersebut?

  1. Faktur Pembelian dari vendor yang difotokopi oleh karyawan atau admin purchasing.
  2. Alamat dari vendor yang tertulis di data perusahaan sama dengan alamat salah satu admin atau bahkan alamat dari admin purchasing itu sendiri.
  3. Dalam satu database ada nama-nama vendor yang sama namun hanya ditambah “Mr” atau “Mrs” di depannya.
  4. Terdapat dua atau lebih vendor yang berbeda namun memiliki alamat perusahaan yang sama.
  5. Bagian pembelian melakukan pemesanan barang namun barang yang tersedia masih jauh diatas kuantitas pemesanan kembali.
  6. Terdapat vendor tertentu yang mendominasi pembelian secara tidak wajar.
  7. Terdapat vendor tertentu yang sering mengirimkan barang dengan kualitas yang lebih rendah.
  8. Terdapat pembelian barang dengan harga yang lebih mahal daripada yang dibutuhkan dan tanpa didasari alasan yang jelas.
  9. Terdapat vendor yang memenangkan kontrak tanpa melalui proses perolehan tender yang resmi.
  10. Terdapat kontrak dengan adanya penunjukkan langsung tanpa adanya alasan yang jelas.
  11. Menjamin salah satu vendor agar sering memenangkan tender dan menerima suap atas jaminan yang diberikan.

Bagaimana cara melakukan pengendalian terkait kecurangan dalam siklus purchasing?

  1. Adanya pemisahaan tanggung jawab antara unit yang bertanggungjawab dalam pengendalian persediaan harus terpisah dengan unit yang bertanggungjawab dalam mencatat transaksi. Demikian juga unit yang mencatat pengeluaran kas harus terpisah dari unit yang mengeluarkan cek.
  2. Adanya pada proses pembelian setiap menggunakan dokumen harus ada dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database, dan sebagainya). Setiap kebijakan yang terkait dengan pembelian harus dinyatakan secara tertulis (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari supplier).
  3. Adanya pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi: pelatihan karyawan yang sesuai dengan bidang, prosedur yang jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanya audit rutin atas siklus pembelian.
  4. Adanya pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan hak akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang tempat menyimpan barang dan sebagainya.

Apa point yang didapat dari artikel kali ini?

Jadi yang harus diperhatikan disini adalah perusahaan harus dengan jelas memberikan sekat-sekat atas fungsi dan jobdesk tiap bagian. Biarkan setiap bagian menjalankan perannya masing-masing sesuai dengan fungsinya. Semakin besar sekat yang diciptakan antar tiap bagian, semakin baik bagi perusahaan untuk bisa mengontrol kinerja setiap bagian. Pada akhirnya bagian purchasing akan memesan barang ke supplier, bagian gudang akan bertugas terima barang yang datang, dan bagian finance akan membayar pesanan tersebut, sehingga potensi kecurangan harus melibatkan kerjasama diantara ketiga orang tersebut dan tentunya itu akan memperkecil ruang gerak mereka.

Demikian artikel singkat mengenai potensi fraud dalam siklus purchasing beserta pencegahannya, semoga bisa memberikan sedikit pencerahan. Apabila penjelasan di atas masih kurang jelas dan ingin menanyakan permasalahan seputar Sistem Operasional Prosedur Perusahaan, klik tombol di bawah ini sekarang dan booking sesi konsultasi gratis dengan team kami.

Konsultasi Sistem Operasional Prosedur
DConsulting Team
 

Click Here to Leave a Comment Below 0 comments
Top
Office SurabayaOffice JakartaInstagramFacebookYouTube