3 Strategi Menghindari Kerugian Puluhan Milyar Karena Sistem yang Bermasalah

Sadarkah Anda bahwa Kerugian Puluhan Milyar bisa terjadi pada perusahaan yang memiliki Sistem yang Bermasalah?? Coba bayangkan jika hal tersebut terjadi diperusahaan Anda, kami yakin Anda pasti akan pusing dan stress. Karena itu kami coba memberikan pengalaman kami dilapangan tentang 3 Strategi Menghindari Kerugian Puluhan Milyar karena Sistem yang Salah

Di artikel ini, kami akan membahas apa permasalahan yang bisa terjadi sehingga mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Apa penyebabnya dan apa 3 strategi yang bisa Anda lakukan untuk menghindarinya. Kita akan ulas secara mendetail apa yang biasanya kami lakukan di klien kami, langkah demi langkah, sehingga masalah seperti diatas dapat diminimalisir.

So baca terus artikel ini sampai akhir!

Sebenarnya apa sih penyebab dari permasalahan diatas?

Setelah kami telusuri, ternyata ada beberapa penyebab dari pada permasalahan diatas. Penyebab tersebut antara lain:

• Sering kali perusahaan ingin berkembang dan ingin auto pilot secara cepat, tapi tidak menyiapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang baik untuk menjalankan perusahaannya.
• Terkadang mereka sudah memiliki SOP, namun SOP tersebut tidak dilakukan secara konsisten disemua lini perusahaan.
• Ketika SOP sudah dijalankan didalam perusahaannya pun, terkadang SOP yang dibuat sudah out of date, atau sudah tertinggal jaman. Dikarenakan SOP tersebut sudah dibuat puluhan tahun yang lalu dan tidak ada update kembali hingga saat ini.
• Seiring dengan perbaikan SOP yang berkesinambungan ternyata belum dilakukan pembagian tugas yang jelas antar masing-masing departemen dan akhirnya menimbulkan kekosongan person in charge dibeberapa pekerjaan utama.
• Problem terakhir dan yang paling utama adalah tidak adanya orang-orang kunci atau key user yang capable, jujur dan bertanggung jawab untuk memimpin tiap-tiap departemen.

So memang ternyata problem ini adalah problem yang cukup kompleks ya, dan memang tidak semudah membalikan telapak tangan untuk menyelesaikan problem seperti ini! Diperusahaan-perusahaan klien kami pun, kami membutuhkan waktu minimal diatas 6-12 bulan untuk bisa mendampingi dan menyelesaikan problem diatas. Karena ternyata yang kita selesaikan bukan hanya berusan dengan dokumen, data dan software saja.

Namun lebih banyak karena berhubungan dengan menyelesaikan “manusianya”, dan ini adalah hal yang cukup rumit, selain dikarenakan daya tangkap tiap orang berbeda-beda, belum lagi ditambah dengan karakter tiap orang juga berbeda-beda!

Namun ibarat peribahasa “Banyak jalan menuju ROMA”, kami yakin juga setiap masalah pasti ada pemecahannya!

Ketika menghadapi permasalahan diatas, kami pasti akan satu persatu mencari tau akar masalah dan duduk persoalan dari masing-masing departemen. Dari pecahan-pecahan informasi yang kami dapatkan barulah kami dapat membuat suatu konklusi, bagaimana masalah tersebut dapat dipecahkan.

Hmmm… sangat sulit memang! Tapi kali ini, kami mau berikan kepada Anda 3 tips praktisnya, supaya dapat langsung anda terapkan dilapangan….

3 Strategi untuk Menghindari Kerugian Puluhan Milyar

Secara real di lapangan, secara garis besar kami sebetulnya melakukan 3 hal untuk mengatasi permasalahan diatas yaitu:

1. Membuat SOP yang Cocok untuk perusahaan
2. Mencari Team yang Tepat dan melakukan penunjukan untuk melakukan tugas dan fungsi secara benar
3. Membuat divisi terpisah (team independen) untuk meng-implementasikan SOP di lapangan

Mari coba kita bahas, satu persatu secara mendetail agar Anda dapat mengerti apa yang kami lakukan dilapangan!

#1. MEMBUAT SOP YANG COCOK UNTUK PERUSAHAAN

Ibarat perusahaan Anda sebuah kereta api, maka SOP ini seperti rel yang memberikan arahan kepada kereta api tersebut agar dapat menuju tempat yang tepat. Setiap perusahaan yang berdiri, selayaknya memang harus memiliki Standard Operating Procedure (SOP) atau umum juga disebutkan sebagai business process. SOP yang dibuat biasanya memang terkesan kaku dan tidak fleksible.

Memang hal tersebut terkadang membuat perusahaan agak kaku dalam bergerak melakukan kegiatan operasionalnya dan tidak jarang terjadi pergesekan ketika menerapkan SOP ini, namun memang hal ini yang harus dilakukan ketika perusahaan ingin berkembang menjadi lebih baik.

Banyak orang membuat SOP sangat kaku dan tidak bisa berubah sesuai dengan keadaan, dan akhirnya orang-orang didalam perusahaan mau tidak mau, harus menyesuaikan diri dengan SOP yang dibuat.

Tapi setelah kami pelajari, ternyata SOP yang berhasil adalah SOP yang fleksible dan bisa cocok dengan kondisi yang ada dilapangan. Bukan berarti SOP yang dibuat ini tidak sesuai standard. Tapi lebih pada adanya justifikasi dalam penyelerasan operasional dilapangan, sehingga lebih sesuai dan lebih mudah diterapkan pada seluruh kegiatan operasional perusahaan.

Ketika membuat SOP, kami juga lebih senang membuat SOP yang diperlukan terlebih dulu dan dengan cara yang sederhana. Kenapa hal tersebut kami lakukan? Karena kami yakin, SOP ini diterapkan oleh departemen dari lini yang paling atas sampai dengan yang paling atas. Apabila kami membuat SOP dengan bahasa yang detail dan profesional, maka yakin dan percaya SOP ini hanya dapat dipahami oleh departemen dengan lini menengah keatas.

Bahkan tak jarang juga, ada yang membuat SOP setebal buku kamus bahasa Indonesia, yang memiliki ribuan lembar dalam 1 paket SOPnya, namun yakin dan percaya SOP dengan model seperti itu, akan jarang dibaca dan malah lebih sering diletakkan didalam lemari dokumen. So dengan SOP yang lebih sederhana dan menggunakan bahasa sehari-hari, akan lebih mudah diterapkan oleh setiap lini didalam perusahaan.

“Pak membuat SOP itu susah dan terlalu detail!”, berikut yang sering dilontarkan oleh sebagian besar klien kami! Ya memang membuat SOP prosesnya cukup memakan banyak waktu dan tenaga, namun yakin dan percaya tidak sesusah yang Anda bayangkan kok. Silahkan Anda kunjungi halaman youtube kami @dconsulting.id, disana terdapat banyak video berisi konten yang pastinya berguna untuk usaha Anda

Berikut ini video yang membahas tentang contoh membuat SOP yang baik untuk stock opname

#2. MENCARI TEAM YANG TEPAT DAN MELAKUKAN PENUNJUKAN UNTUK MELAKUKAN TUGAS DAN FUNGSI SECARA BENAR

Bila perusahaan diibaratkan seperti kereta api dan SOP adalah relnya, maka team Anda adalah penumpangnya. Maka bisa Anda bayangkan apabila didalam kereta api tersebut berisi segerombolan perampok, pembunuh bayaran, pendusta, pengkhianat dan segala macam orang-orang yang negatif? Bisa dipastikan kereta api tersebut tidak akan sampai tempat tujuannya dengan selamat, dan mungkin bagian-bagian dari kereta api tersebut pun akan tercerai berai. Inilah analogi yang sering kami lontarkan kepada klien kami.

Banyak orang yang mencari team yang pandai, pengalaman dan bila perlu IPK mereka tinggi. Namun ternyata kepandaian, pengalaman dan IPK, bukan merupakan hal utama dalam hal anda membangun SUPER TEAM diperusahaan Anda. Menurut pengalaman kami, team yang memiliki akhlak atau behavior yang baik, yang bisa menjadi super team Anda.

Lebih baik mencari team yang masih pengalaman 2 tahun tapi memiliki akhlak yang baik, dari pada team yang memiliki pengalaman 5 tahun, tapi akhlaknya tidak baik. Namun memang apabila mendapatkan yang pengalaman 5 tahun dan memiliki akhlak yang baik, akan jauh lebih baik.

Namun mencari team yang baik, tidaklah mudah. Mereka pasti juga menjadi incaran dari pada perusahaan lain. Lalu bagaimana cara Anda bisa menemukan team yang baik untuk bekerja diperusahaan anda? Ada beberapa cara yang biasa kami lakukan seperti :

a. Publikasikan perusahaan Anda, sebagai pemberi kerja yang memiliki banyak kelebihan dan buktikan secara nyata kepada team anda.

Apa maksudnya statement ini? Banyak perusahaan yang hanya memasang lowongan kerja berdasarkan pekerjaan dan persyaratan yang dibutuhkan. Bayangkan jika perusahaan anda memasang lowongan kerja dengan menyebutkan keuntungan-keuntungan bagi pelamar, ketika mereka bergabung diteam Anda!

Yakin dan percaya akan lebih banyak pelamar yang tertarik melamar diperusahaan Anda! Dengan semakin banyaknya pelamar yang melamar diperusahaan Anda, maka juga akan semakin besar kesempatan Anda untuk menemukan team yang tepat untuk perusahaan Anda. Berikut ini adalah contoh lowongan pekerjaan yang menarik :

b. Buatlah company profile yang menarik dan benar-benar sesuai dengan keadaan riil diperusahaan Anda.

Company profile yang dibuat sebaiknya dipublikasikan kepada pelamar, disaat awal mereka melakukan test awal interview diperusahaan. Hal ini ibarat Anda sedang memberikan gambaran besar dari pada perusahaan Anda, so pelamar akan lebih yakin dengan perusahaan dan akan tetap bertahan sampai pada proses interview terakhir.

Company profile yang Anda presentasikan sebaiknya minimal berupa file power point yang nantinya bisa diberikan animasi dan sebagainya.

lalu dipresentasikan kepada pelamar kerja, namun apabila anda membuat dalam versi video juga akan lebih menarik dan lebih menghemat waktu. Karena tentunya video hanya tinggal ditampilkan via lcd proyektor ataupun via lcd tv dan Anda tidak perlu bersusah payah untuk selalu mempresentasikannya.

c. Buatlah visi, misi dan culture yang mendukung pertumbuhan perusahaan dan seluruh team.

Visi, misi dan culture yang bisa diterima oleh seluruh calon team adalah visi, misi dan culture yang menginspirasi dan mementingkan 3 aspek, dimana aspek tersebut yaitu aspek perusahaan, aspek team dan aspek lingkungan/negara.

Banyak perusahaan hanya membuat visi, misi dan budaya kerja yang mementingkan kepentingan dari pada perusahaan saja, so pasti calon team tidak akan terinspirasi dan akhirnya mungkin akan mengundurkan diri dari proses interview dan lebih memilih perusahaan lain.

d. Berikanlah mimpi kepada seluruh SUPER TEAM Anda.

Calon team akan lebih termotivasi apabila perusahaan benar-benar memikirkan mimpi dan kepentingan mereka. So buatlah suatu program yang benar-benar secara tulus memikirkan kepentingan mereka akan rasa aman tersebut.

Lebih bagus lagi apabila didalam perusahaan Anda, ternyata sudah memiliki program pengembangan karir yang jelas, dan didalamnya juga terdapat reward-reward yang jelas dan kriteria pencapaian reward tersebut. Tentunya calon team Anda, akan semakin tertarik untuk bisa bergabung diperusahaan.

#3. MEMBUAT DIVISI TERPISAH (TIM INDEPENDEN) UNTUK MENGIMPLEMENTASIKAN SOP DILAPANGAN

Langkah terakhir ini juga tidak kalah pentingnya, dikarenakan proses eksekusi dari langkah pertama dan kedua akan dilakukan disini. Sebaik apapun SOP yang dibuat dan sebaik apapun team yang dipilih tidak akan bisa berhasil kalau proses implementasi SOP oleh team independen bermasalah.

Banyak perusahaan yang beranggapan bahwa team independen yang dipilih untuk mengimplementasikan SOP dilapangan ada baiknya berasal dari internal perusahaan sendiri atau dengan kata lain menggunakan team yang sudah ada dan diberikan tugas untuk mengimplementasikan SOP dilapangan.

Terdapat kelebihan dan kekurangan ketika menunjuk team internal perusahaan untuk mengimplementasikan SOP baru. Beberapa kelebihan dari penunjukan team independen dari internal perusahaan adalah :

• Karena menggunakan sumber daya yang sudah ada, maka tentunya perusahaan akan lebih hemat cost dan tidak perlul mengeluarkan cost tambahan dalam proses implementasi SOP ini.
• Team independen tersebut mungkin sudah lebih memahami seluk beluk perusahaan, jadi tidak perlu waktu lagi untuk memahami bisnis proses didalam perusahaan. So mungkin proses implementasi akan bisa dilakukan dengan lebih cepat.
• Team independen tersebut mungkin sudah saling mengenal dengan team yang lain, sehingga proses untuk melakukan mengerti karakter masing-masing, muncfgkin sudah tidak perlu dilakukan.

Namun ternyata juga ada kekurangan ketika melakukan penunjukan team independen dari internal perusahaan dan menurut pengalaman kami inilah yang sering kali membuat kegagalan dalam proses implementasi SOP dilapangan, antara lain :

• Karena posisi team independen tersebut sudah saling mengenal dengan seluruh team perusahaan, maka sering kali proses perubahan tersebut tidak bisa berjalan lancar, karena beberapa pihak terkadang belum bisa bersikap profesional dan masih menganggap team independen tersebut temannya dan terkadang masih bersikap semaunya terhadap menanggapi instruksi dari team independen tersebut.
• Mindset dari pada team independen tersebut masih belum bisa bersikap profesional, sehingga mengakibatkan tugas yang diberikan oleh pimpinan perusahaan kepada mereka, masih dijalankan dengan setengah hati dan mereka masih lebih mementingkan pekerjaan lama mereka dari pada mengerjakan proyek implementasi SOP ini.

Dalam kondisi ini, menurut kami ada 3 Tips Sukses Membangun Tim Independen dari Internal Perusahaan untuk melakukan implementasi SOP yang baru, antara lain :

• Perusahaan bisa merekrut team baru, yang memang benar-benar melakukan penerapan implementasi SOP dilapangan. Dikarenakan team yang ditunjuk adalah team baru, maka tentunya rasa sungkan bisa didapatkan oleh masing-masing team dan tentunya harapan untuk sikap profesional akan bisa dilakukan.
• Apabila menggunakan team baru ataupun team lama diperusahaan yang ditunjuk sebagai implementor SOP dilapangan, maka sebaiknya team tersebut memiliki tugas utama untuk mengawal proyek penerapan SOP baru didalam perusahaan, so tugas-tugas yang lain sebaiknya dikesampingkan dulu atau bisa dialihkan kepada pihak yang lain. Sehingga team tersebut bisa fokus untuk melakukan penerapan SOP dilapangan dan bisa diberikan standard penilaian yang tepat, apabila sampai gagal dalam melakukan penerapan SOP tersebut.
• Peran pimpinan dan manajemen level atas sangatlah penting dalam proses implementasi SOP ini, maka pimpinan harus benar-benar terlibat secara strategis untuk mengambil keputusan-keputusan penting. Lalu yang paling penting lagi adalah antara goal yang diinginkan oleh pimpinan dan team independen harus bisa searah dan dijalankan juga secara bersama. Inilah kunci sukses terakhir ketika melakukan penerapan SOP dilapangan.

Kami sadar bahwa membuat SOP yang Tepat dan Efektif di perusahaan Anda bukanlah perkara mudah, tetapi ini adalah HAL WAJIB yang perlu Anda lakukan agar perusahaan Anda terhindar dari kesalahan ataupun kecurangan yang mengakibatkan kerugian Puluhan Milyar seperti yang kami ceritakan di awal artikel ini.

Karena tidak mudah dan perlu banyak pengalaman untuk bisa membuat SOP yang TEPAT dan EFEKTIF, oleh sebab itulah DConsulting banyak diminta bantuannya oleh banyak perusahaan di berbagai industri Manufaktur, Distribution,F&B, Logistic, Entertainment, dll  di berbagai kota di seluruh Indonesia. Untuk informasi lebih jelas tentang bagaimana DConsulting bisa membantu Anda dalam membuat SOP yang TEPAT dan EFEKTIF di usaha Anda, silahkan pelajari Service Membangun SOP dengan klik tombol di bawah ini 

Info Sistem Operasional Prosedur

Apabila memang Anda rasa artikel ini bermanfaat, silakan share artikel ini melalui tombol social media yang disediakan, agar lebih banyak orang bisa mendapatkan manfaatnya. Anda juga bisa meninggalkan komentar atau pertanyaan dibawah ini. Kami akan berusaha membaca komentar atau pertanyaan Anda dan menjawab setiap pertanyaan yang masuk.

salam sukses berkelimpahan,

DConsulting.Id